第 608 期文章

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非营利组织如何运作? 揭开七大项目管理成功因素

ESGEnvironmental, Social and Governance)近年快速崛起,成为市场的主流策略。其实联合国(UN)早在2005年便提出ESG概念,ESG评分愈高的企业,市值愈高,也更得到投资人的信任,受金融危机波及愈小,有越来越多的企业将ESG纳入其经营准则。

 

最近有几位学生跟企业家找我讨论基金会运作模式,转眼间影响力教育基金会成立有四年多的时间,前后举办不下百场的公益课程及活动,协助青年学生增加职场竞争力,有近万人参与。我个人认为,运营非营利组织有以下关键问题,值得大家深思。

 

成立的宗旨非常重要,就好比企业的核心价值,除了明确定位与经营范畴外,也决定了未来的发展方向。若是运作型基金会(非赞助型基金会)更须考量如何发挥自己的强项并与现有资源进行整合,才更能发挥影响力。以影响力教育基金会为例,我们深信教育可以改变人生,因此专注于职能教育与职涯发展,为年轻学子找方向,增强未来职场竞争力!

 

Q1. 非营利组织如何运作?

成立初期基金会的初始资金一定不是问题,不然也就不会成立了,然而成立之后如何能够持续的自给自足就成为一大挑战,因此即便是非营利组织,仍旧需要有维生的商业模式。无论是募款餐会、善心人士的捐助、执行政府或企业的项目或是通过部分收费服务等等,上述这些模式都要随市场状况随时进行调整,并且与时俱进才不会被淘汰。

 

团队组建分两个部分,首先要决定的是董事会,董事会对基金会来说非常关键,董事会的成员决定了基金会的高度与策略方向,有名望、有影响力的人不会随便担任董事,重点在于董事会成员必须认同基金会的理念,同时具备协助基金会发展的热情与资源。

 

经济共享时代,执行团队分内部与外部,内部团队主要是依据基金会宗旨与董事会策略方式进行企划,基于成本考量人员宜精不宜多,着重在项目管理计划与沟通能力,其次就是定度。如果预算足够,再配置一位营销就更完美了。外部团队会根据不同项目寻找不同领域专家合作,我最看中的是专业度与热诚,通过项目配合建立默契,并持续针对内容优化共同成长。提醒大家选定外部团队一定要有备案,做最好准备也要有最坏打算。

 

Q2. 如何做好项目管理?

运营非营利组织,做好项目管理至关重要。以项目管理实践者著称的 Agnes 刘雅雯老师,拥有20项目管理经验,不仅将项目运用在企业,更发挥在生活实践上。Agnes老师特别强调:千万不要为了做项目而做项目项目启动前一定要弄明白如何做好项目管理,她提出以下七点作为参考:

 

1明确项目动机

项目失败的主因经常是负责人(项目赞助者/项目发起者)本身不清楚为何而做,项目团队自然更不明白为何而战。简单说,若没有明确的项目动机,根本就无需耗费资源进行后续的项目规划工作。

 

2认清所处位置

有了明确方向后,务必先厘清自身所处的位置,可从内部现况、外部环境,及盘点内外部可运用资源(包括人力、财力、物力...等),就主客观因素分析此项目之机会与风险,换言之,若是进行此项目弊大于利,项目可就此结束,省下很多资源,投入到其他必要的项目中。

 

3设立目标范畴

只要认清内外局势,结合项目动机,设立明确的项目目标与范畴,才不至于因目标不够务实而无法达成,或是制定了轻而易举即可达成的目标,而大费周章做了没必要浪费资源的项目。

 

4找出关键因素

任何的物品,一定有其最为关键的本质,目标亦然,可通过信息的收集、团队的讨论与分析工具的运用来寻求项目之关键成功因素,以作为工作计划之重点。

 

5建立团队共识

由于项目是暂时性的,项目组织通常是依据实际需求临时组成,因此建立共识是项目成功与否的至要关键之一,开始可借由召开共识会议认识彼此,取得基本共识,并建制共同项目规则及沟通渠道,以确保项目顺利运行。

 

6制定工作计划

项目团队依据项目目标与关键成功因素所达成之共识,一同展开为达目标之全面性工作计划,各个工作项目皆需由担当者承诺工作与时程。

 

7执行监控计划

最后,就是要照表操课,落实执行工作计划,并定期检视结果与目标之差距,再针对差距进行即时调整。

 

Q3. 疫情期间基金会运营有何不同?

过往以为在同个空间(办公室)才有效率,疫情后发现完全不然!有效沟通协作才是关键,而不是坐在一起,以影响力教育基金会(原江华教育基金会)为例,疫情下董事们分别在上海、纽约等地 ,通过事先沟通,年度计划依然可通过线上董事会达成共识。

 

影响力讲堂、职涯领航员、学涯领航员、偏乡教育等等在设计之初就已考线上模式,以我本身的公益分享为例,就有来自上海、广州、北京、香港等地学员参加;上个月举办的学涯领航员冬令营,也有超过30所高中的学生在线参与,线上作业打破地域限制,让更多人有机会参与公益课程。

 

想办好线上公益课程,除了须考量课程目的与对象外,更应在课程安排设计上充分运用线上优势,一来参与者不再受到地点限制,二来更没有场地空间的局限,自然有机会加大服务区域与人数而扩大影响力;加上现有科技,线上互动也更多元,对害羞的人更能畅所欲言,亦可使用即时文字沟通,使线上课程变得超乎想象的活泼有趣。

 

线上课程设计可分前、中、后三阶段思考,事前准备工作一定要做足。

 

Q4. 如何办好一场线上公益课程?

1课前

先确认模式为单向、双向或多向,除了备妥简报与影片外,互动设计要熟悉线上软件并事先安排课程中的互动学员。课前的各种线上测试特别重要,课前一定要反复找问题,不然问题就会出现在课堂中。

 

2课中

主讲者的特色与工作团队搭配默契很重要,需要有助手随时在群里即时回应学员,提供教材包也是一种很好的教学手法。另外,要记得让学员连麦分享,这些环节都得在上课前先做好模拟。

 

3课后

如果有建群最好能够在群里总结学习重点,并分享PPT和照片。学员的反馈问卷设计与方式也要做好安排,每次课程结束务必跟项目团队进行检讨,累积经验,确保下一次不会再有相同的错误。

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