如何与同事高效地远程协作？这是一个困扰公司和员工的问题。当远程办公成为潮流趋势，办公逐渐脱离时空的桎梏。从某种程度上更加灵活，但同时由于缺乏即时沟通，效率得不到保证。

远端办公是一个成熟的政策，比如跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远，所以团队之间、员工之间的跨地域远端协作是非常重要的基本技能。远端办公最大的挑战是管理和沟通效率下降。

远端办公面临两大问题

1）管理效率下降

管理效率下降原因在于管理者见不到员工，没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什麽，遇到什麽问题，也没办法即时请示或得到指导，沟通合作方面会遭遇挑战。 

2）沟通上不佳 

大家在一起遇到问题时，一抬头就能跟旁观同事讨论，需要协助就喊一声，大家可以快速地召集开会等等，这些事情在远程办公里做不到。尤其是每个人都在家里或者异地办公室，如果有员工不在工作，管理者其实也不知道；是不是因为心情焦虑，刷着手机无心工作，管理者也无法知道。

3个诀窍让你更高效

>>第一个诀窍：加强定期沟通

建议大家要开始实行两个制度：

1. 早会制度

2. 晚报告制度

这两个制度是远端工作有效率地基本保障。在公司上班的时候，大家的出勤状态一目了然。可是远端办公又暴露另一个盲区－管理者很难知道员工是否准时出勤。

其实，准时上班这件事非常重要。当大家都在同一个时间段上班，才有彼此协同的基础。远端工作是工作地点换了，工作时间段没有换，因为大家需要协同，所以需要建立早会制度。早上9点，每个部门都在微信群里开个语音会议，沟通今天我们要做的事情是什麽，每个人分别要做什麽。每个人都在会议中简单地讲一分钟，分享今天大概要做的事情，这个早会的目的是大家互相提醒：「我们需要开始一天的工作了。」

晚报告则是总结一天成果。晚报告时，每个人需要透过钉钉（DingTalk）或者企业微信，盘点今天做的事，每件事做到什麽程度，今天的工作，有一个怎样的结果交付给大家。所以早会晚报告，这两个制度是远端办公时很重要的基本管理方式。

>>第二个诀窍：把目标拆解为任务

为了避免在远端办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。 

举个例子，公司要向顾客交付一套非常大的软体程式，中间可能涉及到300多个功能。作为专案管理者，就要把目标聚焦到这周的待办事项与今天要做的工作。把目标拆解为以天为单位的任务，同时也是训练一个人的管理能力。

>>第三个诀窍：公司准备好线上协作工具

现今的沟通工具已经设计得非常完善，比如微信、企业微信和钉钉系列即时沟通工具。但是大家办公的时候，往往要基于同一个档案、共享协作档案，而即时沟通工具并不能传输档案过大的内容。

担心效率低？试试这4类远端办公工具

1. 文档类——石墨文档、Office365

支援多人在同一篇文档上同时做修改。参与一个项目计画或者一篇报告时，老板、助理、专案经理、策划员工，通过石墨或者Office365，大家可以线上共同修改同一篇文章，达到协同目的。

2. 传输类——云端空间

把每一天工作的成果都上传到云端空间，每天结束的时候，每个人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。钉钉和企业微信里面都有类似的功能。

3. 管理类——Teambition

就是大家完成一个项目管理任务的工具，比较典型的就是像Teambition这样的工具，比如前文第二个建议中把目标拆解成任务。如果借助Teambition这样的工具，就可以在软体上创建一个任务，设好3W（who do what by when），也就是任务内容、执行者和截止时间，即可大幅提高团队协作效率。

4. 会议类——腾讯会议、Zoom Rooms、google meet等

很多公司提供基于互联网视频的一些网路工具，让企业会议高效率交流、分享画面，高清品质如同面对面沟通。

以上，是我分别站在企业和员工角度给大家的几个建议。希望能帮助选择远端办公的你。

文章经授权转载自「刘润」微信公众号