第 633 期文章

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识学株式会社创办人 安藤广大—机制化管理 让「人」动起来!

图片来源+:+识学株式会社、悦知文化图片来源+:+识学株式会社、悦知文化

识学株式会社创办人安藤广大为让“识学”,普及于社会,创立了识学株式会社,以作为一种能使人和公司成长的管理方法,借由口碑传播而逐渐广为人知。所谓“识学”,其实是“认识数学”的简称。他认为,在工作场域,人如果想要对其他人、事、物有正确的认识,减少错误的认知,以提高工作效率,其关键就是要对“数学”类的公式,有正确的认知观及实践方法。

 

在组织中,“无可取代的人”会一直停留在目前的位置;而“以齿轮之姿发挥作用的人”,才能成为人上之人。乍看似乎应该相反,但不幸的是,这才是真理,不是成为“无可取代的人”,而是成为“不可取代的齿轮”。

「未机制化团队」的唯一特征

 

机制化有个大前提,就是要“遵守期限”。要先能做到最基本的遵守期限,机制才有办法发挥作用。以“报告、联系、商量”为基础,必须彻底遵守期限,否则就无法有任何进展。

 

举例来说,假设某项工作已经设定好截止期限,若部属事先已经知道这样的时间估算太乐观,很可能会赶不上期限,就必须及时回报并提出“目前的工作量实在很大,请允许我更改截止期限。”之类的请求。

无视规则”摧毁团队的瞬间

 

“如果太阳升到最高点时还没登顶,就要立刻原路折返。”据说,专业的登山者都能够果断地做出这样的判断。

 

由于会有像是“明明就快到了。”、“好不容易来了,真是可惜。”这样的个人情绪,所以要通过“机制”来做出明确的决定。然而,这样的判断,外行人是做不来的。

 

若是没有人负责下判断,情况会如何呢?常常会变成多数人决定,或是随当下氛围决定。例如,“嗯,应该到得了吧!”也就是,采取精神论而忽视规则。万一有人因此受害,大家很可能就会以“这是全员一起做的决定”为借口来逃避责任。

 

虽说大部分工作都与人的生死无关,但其基本原理仍与此相同。敷衍随便的决策方式,就算是一群“外行人”也做得出来。真正的专业会决定规则,画出界线,并彻底遵守机制。正因如此,才能站在“他人之上”成为人上人。

只要回归机制,就能不断“创新”

 

为了成为人上人,针对“来自实务现场的信息”进行判断,可说是非常重要。换句话说,要在自己的责任范围内、在被赋予的权限之中,画出界线并做决定。通过这样的机制,每个人才能清楚知道自己该做什么,并采取行动。由于有了界线,因此在界线内就是安全的。

 

跨部门处理某些工作时,也是同样道理。这是发生在某家制造商的业务身上的真实故事。一般来说,销售自家部门的商品可谓理所当然,但有时在某些顾客那里,其他部门的产品似乎比较有机会成交。这时,业务应该会有如下的两种矛盾与纠结的想法:

 

➀“毕竟对自己没有任何好处,所以就算了吧!”

➁“多少可以增加公司整体的销售额,或许还是处理一下比较好。”

 

据说,这个真实故事的主角,必定采取后者的想法,会为其他部门牵线,把顾客介绍过去。然而这是因为,一旦之后做成生意,最初牵线的人也会获得分数。该公司就是像这样,当有别的部门帮忙做球时,便将之转换为分数以纳入其绩效评价。

 

若公司具有这样的机制,员工们每天会怎么工作呢?员工们可能会试着熟悉自家公司的所有产品,而不只是局限于自己负责的。

 

由于有机制,人就会动起来,跨部门便会连结起来。若是只靠精神论主张“应该要清楚了解自家公司的所有产品”、“请大家要跨部门沟通”、“若是爱公司应该就做得到”诸如此类的说法,想必只会让部分较积极自主的人动起来而已。人都是因为有机制、有好处时,才会动起来。

依赖个人化的组织

 

也许有人会质疑,或许一开始根本就不该分成不同部门来营运。然而,分部门可让各自的角色变得明确,更专注于工作上。这样的垂直分割其实是基础。若是因此发生协作不良问题,就只好建立横向跨越的机制来解决。发起跨部门的新项目时也是如此,为项目任命新的负责人,建立新的金字塔形组织,结构都是一样的。

 

感觉起来,扁平状态的速度似乎比较快,但其实不然,那是错觉。扁平只对部分行动自如的人来说,更容易有所进展而已,这正是所谓个人化的状态。

 

真正重要的是,要让任何人都能够发挥作用,所以必须建立组织的机制,并使其运作。并非因为是好人,所以做事;也不是因为积极进取,所以做事。组织依赖人原本的性格来运作,并不是一个好的状态。

 

对于个人化,组织往往不知不觉地就忽视不管了。我想各位的公司里,应该也有那种会主动去做别人不做的工作的人。公司会十分依赖,并占他们的便宜,终究这样的人会觉得只有我吃亏,于是便离开该组织。

 

 

谁是该负责的人?谁该要做什么?一开始就要决定好,如此一来,就能不断地创新。公司的新事业及新项目,就该以这种方式产生出来。

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