因特网的普及，加上各种办公室应用软件的开发，让现在的上班族有了更便利的生财工具，办公型态也跟着有了大改变。从硬件的办公家具设计创新、事务机器的多功能趋势，到应用软件的云端化，不仅让上班族从过去的单一功能，日渐多任务化，也俨然掀起一场办公型态的大革命。
行动办公室改变办公桌迷思
许多想休长假的上班族，常听到同事会奉劝不要休太久，「不然回来连办公桌都没了」，也就是办公桌其实代表员工的职位及公司人数。在现今的行动办公室潮流下，办公桌的迷思也跟着被打破。
全球领先移动解决方案供货商Citrix系统公司，访问19个国家和地区共1900位信息技术行业高管，写成《西特理克斯未来工作场所》报告，其中指出2020年职员将透过不同的移动设备，远程连接公司网络办公，一张办公桌将由多人共享，办公场所面积将缩小17%。
也就是说到了2020年，大约每10位职员共享7张办公桌，每位员工平均使用6种移动设备连接网络。29%的职员不在传统办公场域工作，而是在家里、顾客公司、酒店、机场、咖啡店等移动办公。报告中也指出，被访问者表示需要重新设计更具吸力的办公空间，以激发职员创造力和想象力，鼓励职员随时随地移动办公，促进协同运作精神
「独、俩、组、众」模式带动办公环境的创新组合
在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬梆梆的辦公區及會議室，而可以透過空間的設計，創造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發創意。震旦家具设计中心也发现，上班族有四种工作模式，也就是「独、俩、组、众」。例如当员工为了写一份重要的报告，就需要安静、适合思考的空间，得以实现个人工作成就感与满足感的「独」模式。
许多上班族也会发现，最有效的沟通经常发生在茶水间或行进间的闲聊，不刻意的巧思反而有助于同事之间的有效沟通，许多创新的点子常来自茶余饭后的闲聊，因此出现有助员工之间互信和谐关系的「俩」模式。
至于透过小组项目讨论激发创新思维的「组」模式，则可以透过改变姿态改变心态，暂时抛开严肃的会议，以更轻松的坐姿激发创新力，畅所欲言，让员工尽情脑力激荡。最后就是发挥集体智能的传承与知识学习的「众」模式，可以运用群体的正式讨论协助重大问题的解决。
在这四种工作模式下，办公室不再只有硬邦邦的办公区及会议室，而可以透过空间的设计，创造符合这四种工作模式的空间，让同仁在更佳的办公空间中，得以提高工作效率及激发创意。
办公室自动化创造更多服务的可能性
除了办公环境的改变，办公室内的硬件设施近年的改变也不小。震旦OA事业战略中心总经理贺俊强表示，办公室的自动化，其实可以回溯到1870年代，当时已开始谈论办公室应该自动化，后来有了打字机，利用复写取代人力的写字，一直到自动打字机的出现，让办公室自动化蔚为潮流。而自从讨论办公室自动化以来，善用机器及文件输出，让业务更顺遂的目标，迄今依旧未变。贺俊强指出，以办公室自动化来说，有几项重要的变革，首先是从单一功能到复合功能，例如复印机从单一影印功能，在考虑坪效、成本、效率下，现阶段的复合机为兼具影印、打印、传真的产品，当然也带动硬件制造厂的洗牌效应。
其次为网络的兴起及普及，让网络也成为文件产生的重要来源。过去文件以影印为主，一份文件可以印10份、100份，但内容是相同的；加了印表功能，100份文件套用相同格式，可以印出100份内容不同的文件，而且有更多文件其实来自网络、电子邮件以及协同作业的文件。
第三则是彩色化，过去彩色与黑白打印的比重约是3比7，目前约是6.5比3.5。贺俊强认为，随事务机的印制能力、速度提升，以及彩印的普及，不仅中小企业的打印彩色化，在分众市场的趋势下，也将带动数字印刷市场的成长。
事务机业者的创新服务
从卖设备、卖耗材，运用办公室自动化，协助顾客提升文件处理效率，全球的OA业者其实也积极朝提升服务比重迈进，将让办公型态出现新的样貌。
贺俊强举例，美国OA大厂已可因应顾客的需求，提供软件、硬件整合的解决方案，让企业主不用再买设备、雇用职员处理文件输出。以银行业者来说，光是买打印机打印信用卡账单、邮寄到用户付款，除了人力以外，设备采购就有议价、合约、折旧、维修等问题；现在则是可以全数外包给OA业者，从账单打印、邮寄、收款等全部搞定。对银行来说，可以省掉成本，对OA业者来说，因有量大优势，可以藉此创造获利模式、提高服务比重，将是未来OA产业的重要趋势
云端服务造福中小企业
从看得见的办公环境与事务机，看不见的软件，更是影响办公型态变革的重要因素。过去当几个同事需要共同编辑一份文件时，就是头痛的开始。大家必须各自为档名加上日期、版本编号、姓名，避免混淆，接着再靠电子邮件交换文件案，中间只要一出错，就是耗费时间及人力重新检视。
而办公室文件开始电子化后，随网络普及，以及软件协同运作能力加强，也逐渐改变办公室的工作流程与效率。震旦集团云端事业部总经理陈翠华表示，以办公室应用信息系统架构演进来看，从人工操作、单机版作业、大型主机封闭式系统、终端服务器（Client Server），到以网络为基础的互联网集中式管理架构，以及近来相当潮的云端服务，新型态的工作模式正在成型。
陈翠华指出，一般大型企业因组织庞杂，大多有自己的信息管理团队，因此可以开发属于自身的客制化软件，如企业资源规划（ERP）系统、人资（HR）管理系统等；但对中小企业来说，内部组织及流程较简单，标准化的办公系统就能满足需求，甚至采用建置在公有云上的办公软件，依使用量计费，可以大幅降低软件维护及人力成本，一样能透过办公室协同软件提高管理效率。
尤其现今上班族几乎人手一台智慧手机或平板计算机，行动办公将是未来的趋势，透过整合性的云端办公服务平台，可以把文件、交办或待办事务、决策及讨论，透过云端来传递，就像每个人头上就有一朵随伺在旁的个人秘书云，随时随地帮上班族与团队沟通。
从硬件的变革，到软件的整合，以及科技的进步，行动与弹性工作模式将渐成常态，未来随用户的科技经验，结合云端运算、行动技术，办公室应用管理系统，更快速的商务行为，将打破工作与生活的藩篱，职场与个人生活的界限渐渐模糊，不仅是办公型态的大改变，新的个人生活方式也正在成型中。
