前些日子朋友问我一个很有趣的问题。他说疫情期间，公司本来是在家远程上班，但现在已经解封，是否应该持续远程上班这样的体制？还是应该全员回公司上班比较好？我问他，为何问这样的问题？他说，在疫情期间，很多刚报到的新人，都没有去公司，在没有人照顾的情况下，很快就阵亡了（离职）。现在解封了，老员工还是喜欢这种在家上班的模式，但是对组织运作而言，显然少了凝聚力与效率，究竟该如何抉择？
很多公司一定有类似的困扰，放了要收真的很困难。曾经有个研究就显示，疫情期间在家上班，大部分员工都觉得生产力提升，但大部分的主管都觉得整体营运效率与团队变差了，到底真相为何？其实是因为上下，以及整体与个体的不同角度，所以很难有绝对的答案。
不过，公司存在的目的是发展与永续，若以此角度来分析，主管与员工的角度都有其好处，因此到底是远程？还是全员到班，或者混合式（远程与全员到班的折中），哪种模式对公司长远的发展有利？事实上每家公司性质、体质、规模都不同，并没有放诸四海而皆准的体制，而且随着时间的推进及公司的演变，也需要做调整，因此并无标准答案。但若能掌握不同体制的优缺点，并改善这些缺点，绝对有助于公司整体营运效能的提升。
而不管公司是采取哪一种体制，若能有效打造友善的职场环境，相信对公司的员工生产力与团队凝聚力都会有很大的帮助。所谓友善职场，是指一个可以提供支持、尊重及平等对待员工的工作环境，让成员感到舒适和受到重视。这种氛围可以促进员工的情感投入、创造力和工作绩效，进而促进企业的长期成功。在友善职场中，员工之间互相合作、尊重和支持，公司也尊重和关心员工，并尽可能为员工提供良好的福利和工作条件。
混合办公下的信息管理
但若是远程或混合式办公，那要如何让员工感受到这样的环境与氛围呢？信息科技就可扮演一定程度的协助与支持。以下是几种方法：
1. 提供良好的线上协作和通信工具
通过各种线上协作和通信工具，如即时通讯应用、数据库及文件共享和视讯会议工具等，让员工可以轻松地协作、沟通和交流。这些工具有助于减少员工之间的误解和不必要的争议，并确保员工之间的交流和协作更加流畅。尤其，若员工家中没有好的通讯及工具，应该协助员工建构。
2. 配合员工的需要，实施弹性的工作安排
通过信息科技，员工可以在远程地点或不同时间工作。弹性工作安排可以帮助员工平衡工作和生活，增强工作绩效和生产力，同时也可以减少员工压力和不必要的焦虑。这对于留下国内外的优秀人才都有很大的帮助，而这在绩效管理上也需有不同的设计。
3. 提供数字技能训练和相关支援
赋能培训可以帮助员工学习和掌握新的科技工具和应用。企业可以为员工提供线上培训、网上教学和其他资源，以提高员工的数字技能和工作绩效，并鼓励员工积极参与学习。
积极建立组织的数字文化
什么是数字文化呢？就是拥有跨组织合作的文化，能够结合生态系伙伴共创（co-create）创新的解决方案。并运用数据做决策与创造价值，再以顾客为中心的数字体验文化，提供与时俱进优化产品与服务，且愿意承担风险进行创新实验的文化。
而信息安全和隐私的保护也是重点。保护员工的个人信息和企业的机密信息是非常重要的；企业应该建立严格的信息安全政策和程序，并提供培训和支援，确保员工能够遵守相应的法规和规定。同时，企业应使用各种信息安全技术和工具，保护员工和企业的数据安全。
不过，在运用信息科技协助打造友善职场的过程中，也应注意以下几点，首先，不应该完全依赖信息科技，忽视人际关系和管理制度。信息科技工具可以帮助企业提高工作效率和生产力，但是它不能完全取代人际关系和管理制度，这两者是企业运转的重要核心要素。
其次，也应考虑员工需求和工作流程。在引入新的信息科技工具之前，企业需要了解员工的需求和工作流程，并确保这些工具能够真正提高员工的工作效率和生产力。而且也应持续提供培训和支援。所谓“不教而杀谓之虐”，企业需要为员工提供适当的培训和支援，帮助他们学习和掌握新的信息科技工具和应用，并确保他们能够遵守相应的法规和规定。
再者，建立开放和包容的文化氛围。企业需要建立开放和包容的文化氛围，鼓励员工分享意见和建议，从而改进和优化信息科技工具的使用方式，进而提高工作效率和生产力。同时，建立合理的工作时间和休息制度，以帮助员工更好地平衡工作和生活，避免员工长时间工作导致疲惫和压力。
最后，在实施的过程中不断的评估和优化。企业需要不断评估和优化信息科技工具的使用效果，尤其科技日新月异，随时关注新科技的进展，并采用稳定可靠的信息系统，以确保它们能够真正提高员工的工作效率和生产力，并促进企业的长期发展。
综言之，信息科技可以帮助企业构建一个更加友善的工作环境，但是需要注意的是，其无法完全取代人际关系，组织仍然需要建立良好的管理制度，并展现对员工的支持和关心。
此外，也需要不断评估和优化信息科技工具的使用效果，确保这些工具能够真正提高员工的工作效率和生产力，以及满意度和幸福感，进而促进企业的长期发展。
