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法律事务所【文件管理挑战】

此法律事务所致力於国内外公司投资、商标及专利注册申请、智慧财产权之保护、各类契约之规划、拟订与谈判,民商、海事、刑事及行政争讼案件等,秉持着诚信的经营理念,提供专业的法律谘询及服务。

 
管理挑战
客户资料夹众多,档案名称相近,搜寻不易

法律事务所承接案件後,将文件电子档以案件类型分门别类,并使用电脑资料夹做管理,日积月累形成了大量的资料夹,且书状档案命名方式相似,容易混淆,当每日追踪案件时,需在众多文件夹内找出特定客户资讯,搜寻相当费时。

各种PDF书状、表格及合约编修困难

确定承接案件後,客户会将书状、表格纸本文件或扫描为PDF档案提供给法律事务所,行政人员需取用书状内容来制作合约及相关文件,但因PDF档案无法更动,事务所需要按照书状内容重新做人工缮打,案件工作天数因此被拉长,接案数量无法成长。

不同类型档案需汇整,费时费力

一个案件须完成,过程中往往会陆续增加各种文件,并会整理成案件纪录及合约附件提供给律师及客户,但因文件类型众多,包含了照片、word或excel,若要整并文件,须将所有文件列印出来後,再重新编排顺序,扫描成PDF档,若是有顺序或者内容须做修改,所有动作必须再重新做一次,步骤繁琐并且浪费纸张。

 

解决方案
资料夹标注色彩作为区分,内文关键字做进阶搜寻

使用PaperPort管理介面,将洽谈中、目前进行中、已结案的客户做资料夹颜色分类,并且将较紧急的案件使用明显颜色标注,可迅速找到资料夹,当不确定文件名称的状况下,也可依内文关键字去做搜寻,大幅缩短了找寻档案的时间。

PDF转换为Office及电子表单

将所有的书状纸本文件经由自动送稿机扫描至电脑中,再使用PaperPort转档功能,以拖曳的方式一键就可转成word档,即可取用文字进而编辑档案,无须逐字缮打;申请书类的表格文件同样经由扫描後,使用PaperPort电子表单功能,让PDF成为能够直接key字的电子表单,案件工时缩短了,能够接的案件数量也成长了。

不同Office档案、图片档案快速整并为PDF档案

即便须整并的文件包含了PDF档、word档、数据excel档及照片档,一样以拖曳的方式做档案堆叠,即可完成档案整并的动作,不必将所有文件列印出来再重新扫描,避免了纸张的浪费,也节省公司每个月列印费用。

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