成功案例

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金融业【文件管理挑战】

成立於1946年,为政府指定唯一办理不动产信用之专业银行,以『创新、效率』企业化经营方式,运用不动产专业利基,深化业务基磐,积极转型为全方位服务银行,朝优质金融机构的愿景迈进。

 

管理挑战:

标案书附件格式不一 ,印出整理後需批次扫描

银行采购部负责执行对外公开招标案,厂商会将填写好的标案书及附件电子档,以E-mail寄送给承办专员进行投标。专员在审核厂商资料时,因各家厂商提供的采购标案书(PDF档)及标案书附件(各式Office档)格式不一 ,需将所有电子档案列印输出,依厂商整理成册後,再重新分批扫描,相当耗时。

 

文件量庞大,扫描归档费时

债权管理部专责统整及保存各分行寄来的债权相关纸本文件,须依照个案一张一张分别扫描并归档至档案柜 ,一旦扫描内容歪斜 ,须再次找出纸本重新扫描,案件及文件量相当庞大,光是扫描就花费承办人员许多工作时间。

 

税务文件为纸本或PDF档,欲修改需重新打字编辑

产权管理部管理银行所有的产权文件,因产权的变更或税务申报,与公家机关文件往来频繁,而公家机关的文件均为纸本或PDF档,若想将文件的内文修改或调整,必需重新缮打制作,耗费相当高的人力成本。

 

解决方案:

Office档案整并至PDF,页面顺序自由调整 

利用PaperPort将标案书(PDF档)透过缩图预览模式,将标案书附件档案(各式Office档)拖拉至缩图窗格,即可新增页面至PDF档案中,页面顺序编排可自由调整,无须将档案全数列印输出再重新扫描,电脑上即可整理出所需的电子档案,大幅改善以往的工作程序。

 

PDF页面拆分、影像自动校正

将所有的纸本文件经由自动送稿机扫描至电脑中,再使用PaperPort页面解散功能,便可将所有页面拆分,再分别归档至资料夹,如果发现扫描的档案页面歪斜,透过影像编辑工具中的自动拉直,将影像自动完成校正,无须找出文件纸本再次重新扫描,节省了许多待在事务机前重复作业的时间。

 

转换Office可编辑格式

将PDF档以拖拉方式转换成可编辑的Office档案,同时PaperPort内建的OCR功能(文字辨识系统)可将PDF(图像档)中的文字撷取出来,减少重新逐字缮打的时间,承办人员只需校正文字及编修内容,即可轻松完成所需的文件。

 

具体成效:

►整理合并文件,流程简化50%

►PDF页面拆分,节省作业时间75%

►纸本文件转换可编辑格式,效率提升95%

 

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