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不动产【文件流程挑战】

该公司成立於2012年,是由全球房仲品牌「世纪不动产」转投资的履约保证公司,主要提供不动产交易市场,有关买卖双方价金履约保证和购屋後的整合性服务,确保买卖双方在交易过程的保障。公司成立以来,秉持「我把关 您满意」的企业使命,对於每个案件的交易细节均须全面掌握,搭配系统化的服务设计,以及如同买卖自己房子的严谨态度,致力给顾客精致的服务。

 

管理挑战:
►不动产交易文件托管审查,内部存在大量纸本文件

在不动产交易市场,行之有年的交易价金履约保证服务,主要目的即是在消除交易过程,买卖双方不信任,委托公正第三方进行买方价金保管及卖方相关契约文件托管,藉以让双方交易顺利进行。而该公司在此过程中即是扮演公正第三方,案件把关者的角色,对於交易过程中的文件,不只要尽到保管之责,更需严格把关审查。因此,也造成他们内部存在数量相当庞大且不同类型的纸本文件(如:地契、审查契约等)。根据该公司的副总表示,「他们曾统计过在整个买卖双方交易过程中,所会用到的文件就多达20种类型,常用也有十几种。公司该如何去管理这些文件,让同仁容易去调阅,确实是当前必须突破的管理问题!」

►手动档案命名及归档,虚耗工作时间无效率

公司成立初期,该公司高层也深知协助顾客,完整保存他们的文件并严格进行审查,将是他们获得顾客信任的关键,因此公司很早就开始推行文件电子化,要求他们同仁务必将每笔案件所用到的文件扫描成电子档案,并上传至他们的履约保证作业系统,提供後续备查及保存。但随着公司业务量扩大,案件不断增加,原本扫描归档的作业方式,却成为同仁工作上相当沉重的负担,虚耗不少时间去处理。问题成因在於,每份文件扫描成电子档案後,他们的文管人员还是得手动去更改档案名称,以「保证号码 文件类型」作为档案命名的规则,才能符合公司对档案管理的需求。

其次,当档案命名完成後,同仁还须依据不同文件类型的档案,一份一份手动上传至他们的履约保证作业系统完成归档。这些大量又重复的「手动作业」,即是成为扼杀同仁工作时间的主谋。

 

解决方案:

在充分了解此不动产产业所面临文件归档上的问题後,震旦集团IT解决方案团队认为要提升整体文件归档的工作效率,就必须以自动化的工作流程去取代原本繁复的手动作业方式,节省人力所需处理的时间。因此提出了「文件辨识自动命名及归档」客制化整合方案,来满足某不动产处理大量且不同类型文件归档的需求。

 

一、建立文件自动命名规则依据:

为了让多达20种类型的文件,可透过辨识软体分辨文件的资讯,进而达成自动命名与归档的目的。首先,震旦集团依据该公司在档案命名的管理政策,进行软体画面设计,让文件管理人员在扫瞄各类文件前,可从软体中进行档案命名规则:即保证号码和文件类型的设定,并列印出具备此规则资讯的Barcode贴纸,黏贴於待扫描文件上方,作为软体辨识判读的依据。

二、透过文件OCR自动命名及归档:

建立文件判读的barcode索引後,文件管理人员只须将文件放入事务机扫描,就可透过辨识软体所搭载的OCR功能,判读条码上的资讯,自动撷取出文件保证号码和文件类别作为电子档名。此外,客制化管理画面还可让使用者自行设定电子档案归档至履约保证作业系统的路径,一旦设定此功能,文件在进行辨识命名後,就会被自动派送到所设定的归档目的地,一气呵成完成自动命名及归档作业,改善原本人工所耗费的时间。该公司 副总提到,导入此项解决方案後,不仅减少同仁作业时间,更重要的是自动化作业也大幅提升档案命名及归档作业上的正确性,让整个流程更快速、精确。无形中,这样的作业方式,亦增加我们回应资讯给顾客的速度,为我们的服务加分!

 

具体成效:

这次成功导入经验,该公司的高层也对震旦集团 IT解决方案团队,於此专案所展现的专业和服务热诚,深表赞同,也让他们对於IT厂商的服务大为改观,特别是在「文件自动命名及归档」所展现出来的效益相当明确,让他们在未来,乐於运用更多资讯科技协作的思维来优化同仁的作业流程、顾客服务流程。持续蜕变成为不动产交易履约保证服务市场中,具有代表性的指标公司。

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