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博物馆【文件管理挑战】

PaperPort 的厉害之处

 .PDF转档/编辑的夥伴

 .安装简易,支援多国语言介面 

 .直觉式的操作介面,学习曲线低 

 .一次购足,终身使用 

 .专人教学,操作免烦恼

此博物馆自民国 77 年倡议兴建,至民国 89 年 11 月 26 日正式开馆启用,历时 12 年,是第一座以陶瓷为主题的专业博物馆。

除致力於台湾陶瓷文化,提升地方产业及形象,推展现代陶艺创作,促进国际交流;更积极参与台湾陶瓷文化之调查与维护工作,提供研究及教育推广。

 

管理挑战:
PDF/JPEG电子公文(含外文)无法复制撷取

博物馆访客来自於世界各地,因场馆预约及活动的安排都需要事前准备与沟通,营运行政组经常往返英语、日语、韩语等重要文件,且不只外文文件,许多公家及民营机构所发出的电子公文皆为PDF档,若欲修改文件的内容或复制内文,均需要组员逐字key-in,一份文件平均花费一小时,每日能处理的文件相当有限。

PDF档无法拆分页面,需找出原纸本文件重新扫描

行销企划组负责展馆活动策画,若同仁想依循先前举办过的活动企划案,找到电子档案後,仅需要PDF档内的某些页数时,必须至档案室找出此企划案纸本,再扫描自己所需要的内容,翻找档案柜加上重新扫描非常费时且重工。

表格众多,PDF档案需列印出纸本手写

教育推广组专责与学校相关单位接洽及活动後续意见追踪等,此单位会将表格文件(PDF)提供参观人员填写资讯,而参观人员需将文件输出并填写完毕後, 再次扫描将资料回传给教育推广组,流程十分繁杂且不即时。

 

解决方案:
PDF全文OCR辨识及转换Office可编辑格式 

经过PaperPort内的OCR(文字辨识系统)後,可将文件上的文字全部撷取出来重制使用,或将PDF以拖拉方式转换成编辑的Office档案,大幅减少逐字key-in时间,只需校正及编修欲更改之内容,并支援多国语言文字转换,即使是外文文件也可以轻松辨识成功。

PDF页面复制、移动、拆分及堆叠 

利用PaperPort将既有的PDF档案透过预览模式下进行顺序编排及拆分,要合并不同的两份文件,也可利用堆叠的方式,将两份文件合并成一份完整的PDF,无须重新扫描,即可整理出所需的电子档案,如同整理纸本文件一样容易。

 

 

电子表单Form Typer,打字取代手写

将原有的PDF档案转成可填写的电子表单Form Typer,将PDF内的空白表格自动转换成可输入的文字栏位,将表单储存并寄送给收件人,收件人可直接在表单上输入文字後即可回传,大幅改善以往的工作流程,表单传递快速且便利。

 

具体成效:

►轻松撷取内容文字,提升工作效率

►PDF页面编排及拆分,节省95%时间不重工

►电子表单传递便利,流程简化50%

 

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