成功案例

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生命礼仪服务业【印量控管挑战】

成立於1992年,积极致力於礼仪服务与设施革新研发,从中努力求突破与创新,维持应有的服务品质与满足不同族群的消费群众,提供社会大众优质的殡葬环境与服务,更期望领先与创造消费趋势。

 

管理挑战:
 部门分帐作业仰靠人工蒐集使用张数

该企业事务机管控方案实施已行之有年,同仁以部门代号登入事务机,目前仅仰靠管理单位人工蒐集各机器使用张数加总後,送交财务部依照各部门的费用分别列帐,管理作业相当繁复且不即时。

重视绿色环保,电器用品需有节能环保标章

该企业为上市上柜公司,遵从企业社会责任原则,取之社会回馈社会,重视环境的保护,希望能从办公室开始做起,对於使用的电器设备,都必须有环保认证标章,使企业发展与自然环境和谐共存。

传统印刷无法符合实际需求印制,且易造成浪费

以往内部同仁在套印发票、权状及凭证时,先将底稿样式提供外部厂商印制後,再透过事务机进行格式套印;另外,礼仪采购部需提供契约客户周边印刷服务(例如讣闻),由於发包给外部厂商印制,会有底限印制量的限制,若底限印制量仍大於实际所需量,多印制的纸张都会造成不必要的浪费,而且若外部厂商印制排程无法配合,将导致交期延误,因此相关单位积极寻求解决方案。

 

 解决方案:
 刷卡取件详实记录,报表自动产出

 

震旦印量管理系统与企业现有员工通讯录资料库AD整合(使用者认证与管理),员工於第一次使用时,持办公室门禁卡至事务机端进行自助加卡完成身分认证,之後即可使用门禁卡开启使用事务机使用功能,同时将个人使用四功功能(影印、传真、列印、扫描)详实纪录,管理者透过系统画面,轻松产出符合自订格式的报表供财务部门列帐,确实掌握整体输出成本的同时,减轻管理工作的负担。

 

 

降低事务设备耗电量,提供列印漫游取件功能

为避免机器闲置及达到耗电量与碳排放量下降,事务机经节能及环保标章认证,并采用环保植物性原料碳粉,减少环境负担,另外震旦针对企业内部空间,配置适宜的事务设备规划,且设备提供漫游取件功能,让使用者自电脑端下列印後,也可至管控中的任一台事务机取件,即使使用者至其他办公楼层开会,也可由其他楼层事务机列印出所需的文件。

 

大型事务设备取代传统印刷

针对发票、权状、凭证及礼仪周边印刷服务,震旦提供专业印刷室服务导入试用一个月,在企业内部即可透过大型事务设备输出并完成校稿後,依照契约客户实际需求量印刷,随需即印不仅提高交期时效性,也解决以往合板印刷所需底限印制量的问题。

 

具体成效:

►提高管理工作效率95%

►有效实行绿能环保

►随需即印,省钱又即时

 

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