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精品业【印量控管挑战】

座落於法国巴黎时尚之都,从原本只是一家女妆帽子店,因为不断创新求变,细致掌握消费者的心理需求,80余年来,已成为引领全球时尚的精品指标,据点拓展全球。目前旗下的商品众多,诸如,珠宝饰品、配件、化妆品,每一样商品的推陈出新,均足以在时尚圈引发热烈的讨论,其中最具代表性,又以香水和服饰,是创办人,最早投入设计的领域,更是成功打入时尚圈的主力商品。某精品公司在市场上之所以能够成功,除了有源源不绝的时尚创意、极简风格但又不失变化的设计概念外,更重要的是对於商品品质的严格把关。

 

以香水为例,不仅从商品的生产,就充分调动调配师亲自去体验,调配香水的味道,并且对商品成形後的存放环境,也给与百分之百的细致呵护。此次,震旦集团走访了台湾某精品的内湖仓库,大为感到惊讶的是,这里并非一格一格的仓库暗房,而是从办公区到仓储区一致明亮,自动恒温空调,舒适的环境,感受到这指标性精品企业对於商品呵护的用心。

 

前瞻独具、积极落实-善尽企业安全、环境保护责任

 

对精品用心呵护、创新求变的设计理念,某精品在全球各地的诸多管理措施也秉持一致的理念在落实,致力为员工、顾客,以及合作夥伴做的更好。因此,当台湾高层在一次大陆分公司的参访行程中,看到他们内部对於文件输出上的管控,采用一套印量管理系统,去强化公司文件输出的安全性,以及可以让管理者定期掌握公司印量,减少列印浪费等效益。回台後,更是积极支持此精品公司同仁积极去评估台湾公司导入印量管理系统的可能。

 

 

 

管理挑战:

 

文件输出安全隐忧

 

负责此次印量管理系统评估的某精品公司 营运经理提到,此次除了获得高层大力的支持外,评估的主要考量仍在於过去我们公司在文件输出管理方面,尚未建立很好的机制,去确保文件输出的隐密性和安全。常常看到事务机的纸盘外,散落许多文件,不乏有不同部门资料,其中更是参杂一些较机密性的资讯,因此,对公司的管理层而言,难免担心这些机密资讯遭人窥视或外流。特别从个资法上路以来,各公司对於资料的使用、传递应更加谨慎,以免造成公司意外损失。

 

无法定期掌握公司印量状况

 

除了在安全性考量外,据经理表示,事务设备在未受控管下,也容易产生过多纸张输出浪费,就曾观察到,一般员工自由使用事务机设备情况下,很容易会养成多印、误印的使用习惯。就公司在爱护地球、绿色环保的社会责任承诺下,这些现象,当然是他们积极且必要去改善的目标。

 

 

 

震旦团队在清楚掌握他们要改善的目标後,就投入人力,积极规划,深入去了解内部各台事务机布署状况以及各月印量。除了与行政部门多次沟通使用需求外,更积极联络某精品台湾的资讯部门,掌握他们资讯系统布署政策以及相关考量。在资讯部门方面,表示他们希望系统导入後,要有一套资料备援的机制,防止突发状况而导致公司运作无法正常和资料损失。

 

取得相关部会意见後,震旦集团着手规划,以两套MagicShow印量管理系统分别控管不同事务机,并互相做为备援,来达成使用者和资讯部门的期待。

 

 

 

解决方案:

 

MagicShow印量管理系统上,提供以下方案,协助某精品公司做到印量管控:

 

►员工卡感应认证,提升取件机密与安全

 

战略中心营业支援部 系统工程师 林绍强表示,此次,协助导入的MagicShow印量管理系统,改变了此精品公司员工文件输出、取件流程。透过每台事务机旁加装的感应卡机,并结合员工卡,进行身份验证,才可使用设备取件,如此一来,将会大幅提高公司文件输出安全,又称此种方式为机密列印。

 

行政部 经理也提到,新措施刚开始推动时,内部虽然产生一些阻力,部份同仁反映不习惯使用新的系统,但经由多次沟通、说明新系统可以为他们带来的效益,以及长远对公司好处後,

 

大家也乐於去接受新系统带来的改变,目前在推行几个月後,管理部同仁也发现,事务机纸盘的文件明显减少,对同仁来说,也鲜少有机会看到彼此所列印的机密文件。确实在文件安全上产生正面的助益。

 

►定期掌握印量数据,有效预防多余输出浪费

 

此外,印量系统可以准确纪录到各台设备影、列印数据,并且透过统计报表的派送,让管理者定期获得更详实的列印纪录,包含部门印量、员工个人印量等资讯,方便让管理单位进行印量稽核等工作,也因公司印量开始做管控,无形中在员工之间,形成一种很好的制约,彼此要进行文件输出时,都会多思考一下是否是必要的文件输出,真正降低了纸张输出浪费,为地球绿色环保尽了心力。

 

►提升员工卡使用价值,展现企业向心力

 

此次导入系统的过程中,该公司还意外的发现一项好处,就是透过过卡取件整合,赋予他们员工卡更多的价值,据经理表示,他们刚推行员工配戴员工卡一段时间,但发现部分员工不喜爱配戴的原因是员工卡只提供了办公室感应进出的功能,可是公司希望员工能将员工卡配戴身上,还有一项更深远的意义在,塑造员工对於企业品牌的认同,展现向心力。因此,当员工卡跟影、列印等事务整合後,同仁很直接地感受到配戴卡片带来的便利性,逐渐养成将卡片配戴身上的习惯。

 

 

 

具体成效: 

 

震旦集团从接获该公司需求到系统导入完成,仅仅花不到四个月的时间,不论在执行面及沟通上的磨合,均是相当顺畅,除了在震旦营业同仁的努力、迅速协助解决顾客问题外,获得该公司的信任,更是此专案成功相当重要的因素。未来,震旦集团也会持续朝“共享智慧办公新生活”的提供者迈进,深入结合顾客工作流程,善用科技软体,协助打造他们专属的智慧办公环境。

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