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房地产产业【印量控管挑战】

善用印量管理新科技,成功改善公司列印浪费为员工创造幸福新价值

以房地产为起点,整合不动产上、中、下游产业,并朝产业、技术、资讯与客户四个相关领域跨出多角化经营的脚步,在超过三十年的辛勤耕耘下,到今天已逐渐展开出自立而健全的经营体系。三十余年来,某企业集团并已将事业版图延伸至海外,发展区域包括上海、北京、重庆、苏州及浙江;并自取得世界级加盟品牌-Coldwell Banker大中国品牌代理权後,以CB某房产的品牌在中国地区为消费者提供最好的房屋仲介服务。

 

管理挑战:
公司内部存在过多列印输出浪费

金仪公司 张经理表示,在维护房地产事务机设备时,在出纸盘上常闲置了许多印错、印後未取的文件,这些非必要的列印输出,往往会导致公司印量成本的增加,长久累积下来甚是可观,的确有改善空间。某房仲 总务行政组 专员提到「过去常常有许多员工列印後,却未去事务机取件的状况,产生不必要的浪费,此部分是我们急需改善的问题。此外,我们也无从得知每位同仁列印数量,加上使用事务机设备并无多做限制,总部使用者又多达300人,实在难以评估使用的合理性。」

列印文件曝露於外泄与被窃取的风险

房地产总部,现有设备多为各部门员工所共用,从事务机所列印出来的文件,放置在事物机输出纸盘,并未有一个防范措施可以避免员工阅读到他人列印的资料,其中更包含个资相关资料、公司营运资料、以及不同部门机密性文件等,无形中也隐藏列印输出资料外泄和窃取盗印的风险。专员表示,在公司总部,各部门皆有其重要性的文件,特别是个人资料相关的文件,更是不希望其他部门同仁浏览,避面造成将这些资料外流。

 

 

无效率的文件输出与取件流程

在需求访谈过程中,发现每个楼层虽有配置事务机方便同一楼层员工列印输出,但若遇到同一楼层较多人同时列印时,却无法使用不同楼层的事务机输出,造成列印等待时间过长,工作上不便。因此,有必要在重新定义文件输出的流程,让员工在列印取件上能更加方便。

缺乏印量统一管理监控机制

观察房地产导入前的列印状况,更是缺乏一套对员工列印张数、各楼层的事务机设备统一的管理机制,特别是在每个月的列印张数全靠金仪公司过去所提供的计张帐单进行了解,各部门管理者也对於部门内的列印状况毫无所知,若遇到月会要进行成本支出报告时,还需将原本列印报表,汇整成具有意义的图表,也增加了不少行政时间。

 

解决方案:

面对某房地产所交付的任务,战略中心营业支援部 系统分析师认为,某房地产相当适合导入震旦集团的MagicShow印量管理系统,以协助达成印量的透明化、取件安全性和自动化印量报表等效益。因此,充分沟通需求与目标後,震旦集团以MagicShow印量管理系统进行整体办公解决方案的导入,分别在信义房屋总公司的AF、BF、 CF、DF四层楼一共配置七台彩印事务机,并透过网路传输架构连线至MagicShow伺服器统一管控事务设备。

►完善使用者列印纪录,建立统一印量管理机制

为有效掌握公司内部列印浪费状况,必须在平时将员工列印行为纪录下来,进行统计,MagicShow则可以在员工列印每份文件时,於系统中自动产生一个纪录档,记录使用者的ID、列印时间、列印张数、列印事务机设备等资料,如此一来,公司管理单位就可以从系统中掌握各台事务机与员工列印状况,做好列印成本控管。专员表示,系统本身可以记录到员工个人的印量,故看到报表後,管理单位就可以针对列量异常的状况去询问同仁和了解原因,确实帮公司列印张数做把关。

►员工IC卡过卡列印,降低列印浪费与强化取件安全性

金仪公司 张经理提到:「我们在某房地产的各台事务机设备上加装感应卡机,透过这些感应卡机来跟MagicShow印量管理系统进行资料沟通,搭配员工IC卡使用,某房地产的同仁即可在下达列印後,到卡机旁过卡认证,待系统确认身份後,同仁就可将自己的列印文件输出,此方式也方便同仁再次确认要列印输出的文件,降低印错、重复列印的风险,减少公司内纸张的浪费。」

导入後六个月期间,观察某房地产每月印量成本已有获得显着改善,平均每月下降多达15%。代表在公司尚未限制各部门印量的情况下,这些下降幅度则是公司平时最难去控管的列印浪费。总务行政组也成功运用IT新技术,善尽对内责任,帮公司省下不少钱。

另外,过卡取件还有一项好处是员工可在下达列印後,透过个人IC卡的认证,获取自己列印的文件,不用像过去再担心已列印出来的文件,放在事务机端会被其他人所看到、复制、造成文件机密外泄的风险。当使用者无法亲自取件时,还可利用系统中指定取件的功能,让同事代为取件,为企业各单位做好弹性、个别化的文件输出安全防护。

►一地列印 ,多处取件

MagicShow像是各台事务机列印的中央控管系统,当员工下达列印後,资料即会传送到MagicShow Server上,方便员工从不同地点的事务机设备过卡取件。所以当同一设备列印量大时,同仁就可到其他事务机设备输出文件,减少列印的等待时间。不仅提升同仁的工作效率,也让各项资料的传递变得更加迅速。此外,也有总务行政组 同仁反映,在公司二楼,西侧主要是行销部门,公关部的办公区,但他们的事务机离他们办公区较远的地方,所以同仁们即可利用漫游列印功能直接到距离较近的东侧办公区事务机直接列印输出,提升取件方便性。甚至不同楼层同仁要来会议室开会时,也会将会议资料在我们这楼层列印输出取件,加快开会效率。

专员说:「虽然在导入初期,少数员工反映因结合IC卡列印其取件速度较慢,但经过这几个月的营运,发现例如漫游列印、机密取件等好处,使得同仁相对获得许多好处,改善原本工作流程。普遍来说,此套系统导入後,获得员工相当良好评价!」

► 印量报表产出自动化

MagicShow除了可记录同仁列印张数等资讯外,为了可以让总务部门制作印量统计报表时更加方便,还可依照使用需求,从系统中设定好所需统计的资料栏位,即可以将这些资料汇整成视觉化的Excel报表,派送给各部门管理单位,总务部门则定期掌握各部门列印的状况,做好公司内部资源的管控。

 

具体成效:

►导入後四个月,每月平均印量下降15%

►降低机密性文件遭员工窥视、复制、窃取风险

►改善文件列印输出与取件流程,提升工作效率

►降低总务部门报表汇整时间,改善员工生产力

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