文件散落在事务机上的风险

在办公室的事务机经常看到出纸盘上或者周边摆放着无人认领的文件，这些多印或误印的文件，不仅导致公司列印输出成本过高，且无有效的改善或处理方式，若这些文件内含公司、客户机密资料或员工个资，加上办公室进出的人员复杂，可能遭有心人士携出，因此「纸本文件」与事务机文件输出跟资料外泄息息相关！企业在管理纸本文件上本来就有较高的困难度，除非使用特殊防伪纸张或防伪机制，否则很难防止文件被有心人士窃取、盗用。多数企业纸本的文件会尽力做到「相对」安全，却无法保证「绝对」安全，因此，建议企业除了在文件输出的前端进行有效管理之外，更应先建立文件机密分级管理制度，以降低文件外泄的风险。

该如何预防事务机的资安威胁

办公室事务机资安是很容易被忽视的一环，目前市面上的多功能事务机皆以四功(影印、传真、列印与扫描)为主，代表着文件除了可以使用事务机输出之外，更有可能透过传真或扫描而流传到企业外部，目前已有企业逐渐意识到事务机资安的重要性，但大多数的企业不知道有甚麽解决方案而导致迟迟没有着手处理。另一个造成企业不容易控管纸本文件的部分，就是因为无从掌握「谁(Who)」、「何时(When)」、「文件内容(What)」、「文件处理的方式(How)」等详细人、事、时、地的资料，若真的发生机密文件外泄，双方对簿公堂时，企业将难以对於真正犯罪行为之人，提出有力的证据以进行求偿。

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